- Home
- Free formats
- Employee appointment letter
Appointment letter (offer letter) for an employee
A letter from the employer that gives a new employee the job title, joining date, salary, working hours, probation and notice terms in writing.
What it is for
Use it when you hire someone. A written appointment letter avoids confusion about salary and terms, and employees need it for PF, ESIC, bank and loan papers.
Who signs
The employer or an authorised person signs. The employee signs a copy to accept the terms.
Licences that need this format
Attach these
- Employee's ID and address proof
- Employee's education and experience certificates
- Employee's PAN and bank details
- Relieving letter from the last employer, if any
Fill it in, then download
Fill in the form. The document on the right changes as you type. Download it as Word or PDF, print it, or copy the text. Nothing is sent anywhere.
Ready-to-use template based on current law. For property sale, partnership or high-value agreements, get it checked by an advocate before signing.
Last reviewed: 30 Oct 2026
Preview. Blanks you have not filled in are highlighted in yellow on screen, and print as plain lines.
________
________
APPOINTMENT LETTER
Date: ________
Place: ________
To,
________
________
Dear ________,
Subject: Appointment as ________
We are pleased to appoint you as ________ with ________ on the following terms.
1. Joining. You will join on ________. Your place of work will be ________. The company may change the place of work in the interest of the business after telling you in writing.
2. Salary. Your gross salary will be ________ per month, paid by the 7th of the following month by bank transfer. Deductions such as provident fund, ESIC, professional tax and income tax will be made as the law requires.
3. Probation. Your probation period is: ________. The company may confirm you in writing at the end of the probation.
4. Working hours. Your working hours and days are: ________.
5. Leave. Your leave will be ________.
6. Duties. You will do the work of your position and any other lawful work given to you. You will follow the rules and policies of the company.
7. Confidentiality. You will keep the business information of the company confidential during and after your employment.
8. Notice. After confirmation, either side may end the employment by giving ________ month(s) written notice, or salary in place of notice for the same period.
9. Documents. You will give copies of your identity, address, education and experience documents and your bank details on joining. This appointment depends on these documents being correct.
Please sign and return the copy of this letter to accept these terms.
Yours sincerely,
Signature: ______________________
Name: ________
Designation: ________
For ________
ACCEPTANCE
I, ________, accept the above terms of appointment.
Signature: ______________________
Date: ____________________
________
________
नियुक्ति पत्र
दिनांक: ________
स्थान: ________
सेवा में,
________
________
प्रिय ________,
विषय: ________ के पद पर नियुक्ति
हमें ________ में आपको ________ के पद पर निम्नलिखित शर्तों पर नियुक्त करते हुए प्रसन्नता है।
1. कार्यग्रहण। आप ________ को कार्यभार ग्रहण करेंगे/करेंगी। आपके कार्य का स्थान ________ होगा। कंपनी कारोबार के हित में आपको लिखित रूप में बताकर कार्य का स्थान बदल सकती है।
2. वेतन। आपका सकल वेतन ________ प्रति माह होगा, जो अगले महीने की 7 तारीख़ तक बैंक ट्रांसफ़र से दिया जाएगा। भविष्य निधि, ESIC, व्यवसाय कर और आयकर जैसी कटौतियाँ कानून की अपेक्षा के अनुसार की जाएँगी।
3. परिवीक्षा। आपकी परिवीक्षा अवधि है: ________। कंपनी परिवीक्षा के अंत में आपको लिखित रूप में स्थायी कर सकती है।
4. काम के घंटे। आपके काम के घंटे और दिन हैं: ________।
5. छुट्टी। आपकी छुट्टी ________ होगी।
6. कर्तव्य। आप अपने पद का काम और आपको दिया गया कोई भी अन्य वैध काम करेंगे/करेंगी। आप कंपनी के नियमों और नीतियों का पालन करेंगे/करेंगी।
7. गोपनीयता। आप रोज़गार के दौरान और उसके बाद कंपनी की कारोबारी जानकारी गोपनीय रखेंगे/रखेंगी।
8. सूचना। स्थायी होने के बाद कोई भी पक्ष ________ महीने की लिखित सूचना, या उतनी ही अवधि के वेतन, देकर रोज़गार समाप्त कर सकता है।
9. दस्तावेज़। कार्यग्रहण पर आप अपनी पहचान, पते, शिक्षा और अनुभव के दस्तावेज़ों की प्रतियाँ और अपने बैंक का ब्योरा देंगे/देंगी। यह नियुक्ति इन दस्तावेज़ों के सही होने पर निर्भर है।
इन शर्तों को स्वीकार करने के लिए कृपया इस पत्र की प्रति पर हस्ताक्षर करके लौटाएँ।
भवदीय,
हस्ताक्षर: ______________________
नाम: ________
पदनाम: ________
कृते ________
स्वीकृति
मैं, ________, नियुक्ति की उपर्युक्त शर्तें स्वीकार करता/करती हूँ।
हस्ताक्षर: ______________________
दिनांक: ____________________
________
________
பணி நியமனக் கடிதம்
நாள்: ________
இடம்: ________
பெறுநர்,
________
________
அன்புள்ள ________,
பொருள்: ________ பதவிக்கான நியமனம்
உங்களை ________ நிறுவனத்தில் ________ ஆகப் பின்வரும் நிபந்தனைகளில் நியமிப்பதில் மகிழ்ச்சி அடைகிறோம்.
1. பணியில் சேர்தல். நீங்கள் ________ அன்று பணியில் சேர வேண்டும். உங்கள் பணி இடம் ________. தொழிலின் நலனுக்காக, எழுத்துமூலம் தெரிவித்த பின் நிறுவனம் பணி இடத்தை மாற்றலாம்.
2. சம்பளம். உங்கள் மொத்த மாதச் சம்பளம் ________; அடுத்த மாதம் 7 ஆம் தேதிக்குள் வங்கிப் பரிமாற்றம் மூலம் வழங்கப்படும். சட்டம் கோருவதற்கு ஏற்ப வருங்கால வைப்பு நிதி, ESIC, தொழில் வரி, வருமான வரி போன்ற பிடித்தங்கள் செய்யப்படும்.
3. தகுதிகாண் காலம். உங்கள் தகுதிகாண் காலம்: ________. தகுதிகாண் காலத்தின் முடிவில் நிறுவனம் உங்களை எழுத்துமூலம் நிரந்தரமாக்கலாம்.
4. வேலை நேரம். உங்கள் வேலை நேரமும் நாட்களும்: ________.
5. விடுப்பு. உங்கள் விடுப்பு ________ ஆக இருக்கும்.
6. கடமைகள். உங்கள் பதவிக்கான பணியையும் உங்களுக்கு வழங்கப்படும் வேறு எந்தச் சட்டப்பூர்வப் பணியையும் செய்வீர்கள். நிறுவனத்தின் விதிகளையும் கொள்கைகளையும் பின்பற்றுவீர்கள்.
7. இரகசியம். பணிக் காலத்திலும் அதற்குப் பின்னும் நிறுவனத்தின் தொழில் தகவல்களை இரகசியமாக வைத்திருப்பீர்கள்.
8. அறிவிப்பு. நிரந்தரமான பின், இரு தரப்பில் ஒருவர் ________ மாத எழுத்துமூல அறிவிப்பு அல்லது அதே காலத்திற்கான சம்பளம் கொடுத்துப் பணியை முடிக்கலாம்.
9. ஆவணங்கள். பணியில் சேரும்போது உங்கள் அடையாளம், முகவரி, கல்வி, அனுபவ ஆவணங்களின் நகல்களையும் வங்கி விவரங்களையும் வழங்குவீர்கள். இந்த நியமனம் இந்த ஆவணங்கள் சரியாக இருப்பதைப் பொறுத்தது.
இந்த நிபந்தனைகளை ஏற்க, இந்தக் கடிதத்தின் நகலில் கையொப்பமிட்டுத் திருப்பி அனுப்பவும்.
உண்மையுள்ள,
கையொப்பம்: ______________________
பெயர்: ________
பதவி: ________
________ சார்பாக
ஏற்பு
நான், ________, மேற்கண்ட நியமன நிபந்தனைகளை ஏற்கிறேன்.
கையொப்பம்: ______________________
நாள்: ____________________
________
________
APPOINTMENT LETTER
Date: ________
Place: ________
To,
________
________
Dear ________,
Subject: Appointment as ________
We are pleased to appoint you as ________ with ________ on the following terms.
1. Joining. You will join on ________. Your place of work will be ________. The company may change the place of work in the interest of the business after telling you in writing.
2. Salary. Your gross salary will be ________ per month, paid by the 7th of the following month by bank transfer. Deductions such as provident fund, ESIC, professional tax and income tax will be made as the law requires.
3. Probation. Your probation period is: ________. The company may confirm you in writing at the end of the probation.
4. Working hours. Your working hours and days are: ________.
5. Leave. Your leave will be ________.
6. Duties. You will do the work of your position and any other lawful work given to you. You will follow the rules and policies of the company.
7. Confidentiality. You will keep the business information of the company confidential during and after your employment.
8. Notice. After confirmation, either side may end the employment by giving ________ month(s) written notice, or salary in place of notice for the same period.
9. Documents. You will give copies of your identity, address, education and experience documents and your bank details on joining. This appointment depends on these documents being correct.
Please sign and return the copy of this letter to accept these terms.
Yours sincerely,
Signature: ______________________
Name: ________
Designation: ________
For ________
ACCEPTANCE
I, ________, accept the above terms of appointment.
Signature: ______________________
Date: ____________________
How to execute this document
- Stamp paper: Plain paper is usually enough. Use stamp paper only if the office that receives it asks for it.
- Notarisation: Not needed unless the office asks for it.
- Registration: Not needed.
- Who signs: The employer or an authorised person signs. The employee signs a copy to accept the terms.
- Witnesses: none needed unless the office asks.
- ID and photos: Carry an original ID of the person who signs. Never write an Aadhaar number on the document.
- Where to submit: The office or portal that asked for it, together with the other documents in the checklist.
Common mistakes
- No date or signature.
- No copy of the signer's ID attached.
- Sending an unsigned copy.
Common questions
Is an appointment letter compulsory?
What should be in an appointment letter?
Can the salary be changed later?
Aksar pooche jaane wale sawaal
Yahi jaankari, Hinglish mein.